Na preparação do orçamento para o próximo ano, o mapa de pessoal deve ser revisto em conjunto com as atividades que a freguesia pretende desenvolver. É neste documento que ficam definidos os postos de trabalho necessários e as funções que lhes correspondem.
Para o executivo e para os serviços, esta revisão permite antecipar necessidades de recrutamento e avaliar os respetivos encargos. A proposta deve chegar à Assembleia de Freguesia com os postos devidamente caracterizados e com uma previsão orçamental coerente.
Rever as necessidades para o próximo ano
O mapa de pessoal tem elaboração anual e deve considerar as atividades permanentes e temporárias previstas para esse período. A preparação deve partir das necessidades dos serviços, identificando os postos existentes e aqueles cuja ocupação se prevê durante o ano.
Antes de transpor o mapa anterior, importa confirmar se as funções continuam adequadas ao trabalho a realizar e se os recursos disponíveis permitem assegurar as prioridades definidas pela Junta. Esta análise ajuda a fundamentar a manutenção ou a alteração dos postos.
Caracterizar cada posto de trabalho
A Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas exige que cada posto seja caracterizado através de quatro elementos:
- As funções a desempenhar, relacionadas com as atribuições e atividades do serviço.
- O cargo ou a carreira e a categoria correspondentes.
- A área de formação académica ou profissional, quando seja imprescindível para o exercício das funções.
- O perfil de competências transversais, complementado pelas competências específicas do posto.
O perfil de competências deve ser definido de acordo com o Referencial de Competências para a Administração Pública, o ReCAP, aprovado pela Portaria n.º 214/2024/1, de 20 de setembro. A seleção das competências deve refletir as exigências concretas das funções.
Esta caracterização tem consequências no recrutamento. Quando se pretende exigir uma determinada área de formação num procedimento concursal, essa exigência deve estar previamente prevista no mapa de pessoal. Rever esta informação antes da aprovação ajuda a evitar a necessidade de alterar o mapa quando o recrutamento já está a ser preparado.
Adequar o vínculo à natureza da atividade
A natureza permanente ou transitória da atividade deve estar refletida no mapa. Nos termos da LTFP, o recrutamento por tempo indeterminado ou a termo acompanha essa distinção.
Por isso, a proposta deve explicar a necessidade que o posto vai assegurar e permitir perceber se corresponde a uma função continuada ou a uma atividade limitada no tempo. A elaboração anual do mapa não significa que os vínculos previstos tenham duração anual.
Prever os encargos com os postos a recrutar
Os postos para os quais se prevê recrutamento devem ter os respetivos encargos contemplados no orçamento. Esta ligação entre mapa de pessoal e orçamento deve ser verificada durante a preparação da proposta.
Ao estimar o custo de um recrutamento, importa considerar as remunerações, os subsídios aplicáveis e as contribuições a cargo da entidade, tendo em conta a data prevista de entrada em funções. Assim, o executivo dispõe de uma estimativa útil para decidir.
A aprovação do mapa não substitui a decisão de recrutamento nem dispensa o cumprimento das regras do procedimento aplicável. O posto deve estar previsto, mas a sua ocupação exige a tramitação legal correspondente.
Suplemento de penosidade e insalubridade
Quando existam assistentes operacionais abrangidos pelo suplemento de penosidade e insalubridade, o mapa de pessoal deve identificar e justificar anualmente os respetivos postos, indicando expressamente o nível baixo, médio ou alto. Esta obrigação consta do artigo 3.º do DL n.º 93/2021, de 9 de novembro.
Nas freguesias, cabe à Junta deliberar sobre as funções abrangidas e o respetivo nível, sob proposta financeiramente sustentada do seu presidente. A proposta deve ser precedida da audição dos representantes dos trabalhadores e de parecer fundamentado do serviço de segurança, higiene e saúde no trabalho.
A revisão anual deve confirmar que o mapa está atualizado de acordo com a deliberação da Junta. Sem a identificação dos postos abrangidos, não estão reunidas as condições legais para atribuir o suplemento.
Confirmar os requisitos dos postos de coordenação
A previsão de postos de coordenador técnico, encarregado geral operacional e encarregado operacional depende de condições específicas. O artigo 88.º da LTFP estabelece, em termos gerais:
- Para coordenador técnico, a existência de uma secção na estrutura orgânica flexível ou a necessidade de coordenar pelo menos 10 assistentes técnicos do mesmo setor.
- Para encarregado geral operacional, a necessidade de coordenar pelo menos três encarregados operacionais do setor.
- Para encarregado operacional, a necessidade de coordenar pelo menos 10 assistentes operacionais do setor.
Nas freguesias, deve ainda ser verificado o regime de organização dos serviços. A criação de subunidades orgânicas está sujeita a requisitos próprios, incluindo um mínimo de quatro trabalhadores em carreiras de grau 2 de complexidade funcional. A previsão de um posto de coordenação deve, por isso, ser analisada em conjunto com a estrutura legalmente constituída.
Assegurar a aprovação e a publicação
O mapa de pessoal é aprovado pela Assembleia de Freguesia, sob proposta da Junta. As alterações ao documento também devem ser submetidas ao órgão deliberativo.
Após a aprovação, o mapa deve ser afixado nos serviços e publicado na página eletrónica da freguesia. Convém confirmar que a versão disponibilizada corresponde à que está em vigor, incluindo as alterações entretanto aprovadas.
Apoio da Linkwise na preparação do mapa de pessoal
Na Linkwise, apoiamos as freguesias na organização e atualização do mapa de pessoal, em articulação com o executivo e com os serviços. A nossa consultoria administrativa e de recursos humanos permite rever os postos previstos e acompanhar as alterações necessárias, tendo em conta a realidade de cada entidade.
Se a sua freguesia está a preparar os documentos para o próximo ano, contacte a Linkwise para rever o mapa de pessoal antes da sua apresentação à Assembleia.